Una decisió precipitada pot generar sitges d’informació, ineficiència operativa i, el que és pitjor, posar en risc dades sensibles.
Avui dia, el programari de gestió escolar ideal ha d’anar més enllà de la simple administració de notes. Ha de ser un soci estratègic que integri processos, garanteixi la seguretat i, sobretot, alliberi temps als docents perquè es puguin centrar en l’ensenyament.
A continuació, analitzem els 7 pilars essencials que tota plataforma per a la gestió de col·legis ha de complir per assegurar l’èxit del centre i de la comunitat educativa.
Índice de contenidos
1. Gestió integral i unificada del centre: ERP, SIS i LMS
La fragmentació de sistemes és el principal enemic de l’eficiència. La plataforma escollida ha d’oferir una solució integral i unificada que permeti la integració real entre l’administració, la vida acadèmica i l’aprenentatge. És a dir, un ERP, SIS i LMS conjunt, tot en un. AIxò és:
- Un ERP (enterprise resource planning o planificació de recursos de l’empresa) és un programari que facilita la integració de les diferents àrees del centre, des de facturació fins a RRHH
- Un SIS (student information system o sistema d’informació estudiantil) és bàsic per facilitar la feina de secretaria i millorar la gestió acadèmica d’una institució educativa.
- Un LMS (learning management system o sistema d’administració de l’aprenentatge) és un sistema de gestió de l’aprenentatge utilitzat per crear, allotjar i compartir e-learning
Això es tradueix en un únic sistema per a matriculacions, gestió econòmica, horaris, assistència, avaluació i comunicació, a més de continguts didàctics. El benefici directe és la reducció de duplicitats i errors gràcies al fet que totes les dades se centralitzen i flueixen automàticament.
Plataformes com Clickedu integren l’ERP (gestió administrativa i econòmica), el SIS (dades de l’alumnat) i l’LMS (gestió de l’aprenentatge) en una sola plataforma. Això garanteix l’eficiència operativa, redueix la càrrega administrativa per als docents i ofereix una major coherència entre tots els departaments del centre.
2. Comunicació fluida entre famílies, professorat i centre
Una comunicació eficaç és la base de la corresponsabilitat educativa. El programari de gestió educativa ha de facilitar eines de comunicació bidireccional en temps real, no només per emetre informació, sinó també per rebre feedback.
Això inclou notificacions automàtiques sobre novetats, tasques, incidències o reunions. A més, el sistema ha d’oferir espais privats per a famílies que fomentin la participació i l’acompanyament educatiu, com el mòdul DOIP de Clickedu.
Una plataforma robusta en temes de comunicació redueix la sobrecàrrega de reunions presencials i afavoreix la transparència, cosa que evita malentesos. El benefici és clar: s’estableix un millor vincle família-escola i s’incrementa la corresponsabilitat en el procés formatiu.
3. Seguretat i privacitat de les dades: un pilar indispensable
Els centres educatius gestionen dades sensibles, especialment de menors. Per això, la seguretat i la privacitat de les dades no són negociables.
La plataforma ha de garantir el compliment estricte del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) i allotjar la informació en servidors segurs ubicats dins l’Espai Econòmic Europeu (UE). És fonamental comptar amb control granular de permisos per evitar accessos indeguts a informació confidencial, així com la realització de còpies de seguretat automàtiques i xifrat constant de la informació.
Una plataforma ha de ser robusta i certificada, prioritzant la protecció de l’alumne no només com una obligació legal, sinó com una prioritat pedagògica. En aquest sentit, Clickedu compta amb la ISO 27001, que certifica que la plataforma compleix els estàndards més alts en ciberseguretat i demostra el compromís de l’empresa per la seguretat de la informació.
4. Avaluació completa: qualitativa, quantitativa i competencial
El model d’avaluació modern requereix flexibilitat. L’eina ha de facilitar l’avaluació contínua, transparent i alineada amb els requisits curriculars actuals (com la LOMLOE).
Així, una bona plataforma de gestió educativa ha de permetre:
- La generació automàtica de butlletins i actes d’avaluació.
- El registre d’evidències, rúbriques i observacions.
- El seguiment d’estàndards curriculars i del progrés en competències per àrees i etapes.
- La unificació de criteris d’avaluació i la seva adaptació a la LOMLOE.
- La personalització de plantilles i rúbriques segons les necessitats del centre i de la matèria.
5. Analítica educativa mitjançant Business Intelligence (BI)
La intuïció ha de ser recolzada per dades. Una plataforma per a la gestió de col·legis avançada integra funcions de Business Intelligence que transformen el seguiment acadèmic en una eina predictiva i estratègica.
Això es materialitza en panells de dades (dashboards) senzills sobre assistència, rendiment, convivència o ús de recursos. Aquest seguiment detallat permet la detecció precoç de dificultats d’aprenentatge o risc d’abandonament escolar, i genera informes automàtics per a la direcció o inspeccions i auditories.
El BI, com Clickedu Analytics, ajuda la direcció a prendre decisions pedagògiques i operatives basades en dades reals, maximitzant l’impacte de les intervencions i transformant el seguiment en una estratègia contínua.
6. Automatització de tasques i eficiència per al professorat
El temps del docent és el recurs més valuós. Un programari de gestió educativa de qualitat ha de reduir dràsticament les tasques administratives repetitives.
La plataforma ha d’incloure la generació automàtica d’horaris, documents oficials, informes, actes i llistats. A més, ha de gestionar eficientment les guàrdies, les reserves d’espais i l’assignació de materials.
D’altra banda, l’accessibilitat des de qualsevol dispositiu és imprescindible per garantir aquesta eficiència en qualsevol moment i lloc.
En reduir la càrrega burocràtica, s’aconsegueix que el professorat tingui més temps per ensenyar.
7. Acompanyament, suport i formació contínua per als centres
Una plataforma de gestió educativa potent sense un suport adequat està destinada a ser infrautilitzada. Per això l’últim punt clau, però no el menys important, és el compromís de l’empresa.
El proveïdor ha d’oferir un suport tècnic especialitzat amb resolució ràpida d’incidències, i garantir la formació contínua tant per a nous professors o empleats com per a les actualitzacions del sistema.
Un proveïdor sòlid no només lliura el producte, sinó que ofereix un acompanyament integral en la implantació i la personalització i una consultoria educativa real. Aquest suport és el que garanteix l’adopció exitosa, l’ús complet de totes les funcionalitats i l’èxit a llarg termini de la inversió.
En resum, en escollir la plataforma de gestió educativa per al teu col·legi, has de prioritzar integració total, seguretat blindada i un soci que inverteixi en el teu èxit amb un servei d’atenció al client excepcional.
